Info & Voorwaarden

Info & Voorwaarden (11/10/2017).
De “Info & Voorwaarden” voor de "Bossen van Vlaanderen Trail", "Radio Trail" en "Hooggoed Trail" zijn de enig geldende bepalingen voor deze wedstrijden. De “Info & Voorwaarden” zijn nog wijzigbaar. Alle wijzigingen zullen hier op de blog gepubliceerd worden.

Adres
Correspondentie: 6 uur van Aalter, tav Joeri Schepers, Bierweg 11, 9880 Aalter, België
Start: Sportpark, Lindestraat 17, 9880 Aalter, België
Routebeschrijving

Inschrijving
In Running Center Brugge (Gistelsesteenweg 550, 8200 St-Andries Brugge) en Hulste (Brugsesteenweg 83, 8531 Hulste)
Of via online-inschrijvingsformulier.
Door zich in te schrijven verklaart de deelnemer zich akkoord met de “Info & Voorwaarden”. De inschrijving is definitief nadat ook de (online)-betaling werd uitgevoerd.

Voor-inschrijving
Voor-inschrijving voor de bostrails is mogelijk tot 7 januari 2018.
Gepersonaliseerd borstnummer bij voorinschrijving.

Inschrijvingsprijs
Hooggoed Trail vroegboek €8 voor-inschrijving €10 (daginschrijving aan €15)
Radio Trail vroegboek €15 voor-inschrijving €20 (daginschrijving aan €25)
Bossen van Vlaanderen Trail vroegboek €20 voor-inschrijving €25 (daginschrijving aan €30)

Rekeningnummer
Momenteel nog via overschrijving op onderstaand nummer, later voorzien we online-betaling bij inschrijving.
IBAN = BE76 8900 2426 6195
BIC = VDSPBE91

Betalings-bevestiging
Betalingen per overschrijvingen worden bevestigd via mail. Niet betaalde inschrijvingen worden na één week geschrapt en eveneens via mail bevestigd.
Bij online betaling wordt er bevestigd doordat uw naam in de deelnemers-lijst komt te staan.

Limieten
Voor de verschillende bostrails samen worden maximaal 900 lopers toegelaten.

Annulatie
Annulatie met een medisch attest voor 7 januari 2018 wordt volledig terugbetaald. Zonder medisch attest wordt 5€ adminstratiekosten ingehouden. Annulatie na deze data geeft geen recht op terugbetaling inschrijvingsgeld.

Overdracht
Voor overdragen naar een andere deelnemer gelden de zelfde voorwaarden en termijnen als bij annulatie.

Wijzigen afstand
Wijzigen naar kortere afstand kan kosteloos.
Voor wijzigen naar langere afstand wordt €10 gerekend bij wijzigen Hooggoed Trail naar Bossen van Vlaanderen Trail en €5 voor alle andere wijzigingen.

Verantwoordelijkheid
Deelnemen vereist een goede gezondheid. De organisatie raadt een preventief medisch sportonderzoek aan bij een sportarts. Elke deelnemer neemt deel onder eigen verantwoordelijkheid. De organisator kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor lichamelijke letsels, of verlies, diefstal en/of schade aan het materieel van deelnemers, begeleiders, supporters of toeschouwers. De organisatie gaat er van uit dat de deelnemers akkoord gaan met de “Info & Voorwaarden”.

Secretariaat
Secretariaat op 20 januari 2018 is open vanaf 8h00.

Borstnummer
Tijdens ALLE wedstrijden dienen de deelnemers hun borstnummer steeds duidelijk leesbaar midden op de borst te dragen. Er zijn steeds juryleden langs het parcours.

Start
De start van de trails is op zaterdag 20 januari 2018. Het startuur is afhankelijk van de afstand.
Bossen van Vlaanderen Trail: 10h00
Radio Trail: 10h20
Hooggoed Trail: 10h40
15m voor de start wordt briefing gegeven in de finish zone. Bij de start van de Bossen van Vlaanderen Trail wordt de wedstrijdklok gestart. De andere trails zullen exact 20m en 40m later starten volgens de wedstrijdklok.

Bevoorrading
Blekkerbos Trail heeft geen bevoorrading.
De Radio Trail heeft één bevoorrading iets voorbij half weg.
De Bossen van Vlaanderen Trail heeft 3 bevoorradingen. Hierbij is de 1° en 3° bevoorrading de zelfde.
Enkel bij de 2° bevoorrading van de Bossen van Vlaanderen Trail is ook sanitair voorzien.
Je kunt eigen dranken afgeven voor de start, deze worden naar de bevoorrading gebracht.
De bevoorrading zal bestaan uit water, cola, zoutsnacks, banaan, rozijnen, thé, enz  Op het parcours ook Svensson sportdrank, en bij de finish Svensson recuperatiedrank.

Tijdslimieten bostrails
Alle deelnemers dienen voor 16h de finish te bereiken.
1° bevoorrading heeft geen tijdslimiet.
Bij de 2° bevoorrading moeten de deelnemers voor 13h15 het vervolg van de trail hebben aangevat.
Bij de 3° bevoorrading moeten de deelnemers voor 15h het vervolg van de trail hebben aangevat.
Deelnemers die niet tijdig het vervolg van de trail hebben aangevat worden uit wedstrijd genomen.

Finish
Vroegtijdig stoppen, moet zo snel mogelijk aan de organisatie gemeld worden.
Bij de bostrails is er manuele tijdsopname bij finish. Deelnemers die laattijdig de finish passeren, worden niet meer opgenomen in de uitslag.

Afvalbeheer
De nodige afvalstructuur is voorzien in de bevoorradingszones. Aan de deelnemers wordt gevraagd om het nodige respect te hebben voor het parcours, privé-eigendommen, provinciale domeinen, buurtbewoners en de natuur. Gelieve afval enkel op de voorziene plaatsen te deponeren.

Begeleiding
Langs het parcours kan de deelnemer zich laten begeleiden voor zover de “Info & Voorwaarden” niet geschonden worden. Fietsen zijn uitdrukkelijk verboden. Begeleiders welke bevoorrading aanbieden aan de deelnemers dienen dit te doen van naast het parcours en NIET van op het parcours.

Sanitair
Het parcours van de Bostrails komt aan in de "Sportstraat". Dit is de centrale gang door het sportcentrum (gebouw met sporthallen en zwembad). Langs deze “Sportstraat” zijn sanitaire voorzieningen beschikbaar.
Bij de 1° bevoorrading (en 3° bevoorrading van de Bossen van Vlaanderen Trail) wordt enkel toiletpapier voorzien. Bij de 2° bevoorrading tijdens de Bossen van Vlaanderen Trail is sanitair aanwezig.

Parcours
Het parcours van de bostrails gaat over de Finse piste, openbare weg, privé domeinen, natuur-eigendommen van Natuurpunt, en door Provinciale bossen Hooggoed, Vorte Bossen, Galatosbossen, Gulke putten, Vagevuurbos, Lippensgoed-Bulskampveld, Ruiseleeds Veld, Bruwaanbossen. De organisatie zal het parcours duidelijk aanduiden door middel van pijlen, en seingevers. De deelnemers zijn verplicht op het parcours te blijven. In het bos mogen de paden niet verlaten worden. Lopers die wensen in aanmerking te komen voor het podium zijn verplicht te lopen met GPS. Enkel lopers die met hun GPS aantonen het volledige parcours te hebben afgelegd kunnen beslag leggen op een podium plaats.

Overtredingen
Wanneer de wedstrijdjury overtredingen vaststelt zal de deelnemer eerst mondeling verwittigd worden. Bij het herhalen van de overtreding wordt de deelnemer uit de wedstrijd gehaald. Bij overtreding van het afvalbeleid kan de deelnemer onmiddelijk uit de wedstrijd gehaald worden.

Uitslag
De uitslag wordt de volgende dag op deze site gepubliceerd.

Opmerkingen
Deelnemers kunnen tot 30 minuten voor de prijsuitreiking hun opmerkingen kenbaar maken aan de wedstrijdjury.

Prijsuitreiking
Prijsuitreiking Blekkerbos Trail om 12h30
Prijsuitreiking Radio Trail om 14h30
Prijsuitreiking Bossen van Vlaanderen Trail om 14h45

Naturaprijs
Running Center bied elke deelnemer van de bostrails een waardebon van €25 op trailschoenen.
Svensson bied elke deelnemer 5% korting op zijn 12 eerste bestellingen via hun online-shop.
Elke finisher van de Radio Trail en de Bossen van Vlaanderen trail krijgt een unieke medaille.
Voor alle wedstrijden is ook nog een naturaprijs voorzien. Deze zal afwijken per wedstrijd.
Bij de Hooggoed trail is dit een gerechtje geserveerd door restaurant 't Vijfde Seizoen uit Aalter, en voor de Radio Trail en Bossen van Vlaanderen Trail komt daar nog een extra naturaprijs bovenop.

Podia:
Top 3 Heren voor elke bostrail: oa Uniek porseleinen kunstwerk voor winnaar.
Top 3 Dames voor elke bostrail: oa Uniek porseleinen kunstwerk voor winnaar.
Voorwaarde is dat minstens 10 deelnemers zijn in de betreffende categorie.

Openbaar vervoer:
NMBS-station Aalter ligt ongeveer 1 km van het parcours.

Overnachting:
Indien u hier vragen over heeft, contacteert u ons best per mail. Wij proberen u zo goed mogelijk te helpen.

Parcours:
De respectievelijke parcours zijn gepubliceerd via de websites van de wedstrijden.

Parking:
Voor alle wedstrijden dient geparkeerd op "Parking Aard", "Parking St-Cornelius" of "Parking Gemeentehuis". Deze zijn op wandelafstand, enkele 100-en meters. Hou er rekening mee dat tijdens vorige edities effectief geverbaliseerd werd in de omgeving van het sportcentrum !!!

Telefoon (extra info of bij last minute problemen):
+32 475 855 490

Mail
U kunt ons ook contacteren via mail

Gegevensverwerking
De deelnemers kunnen toegang krijgen tot elektronisch bewaarde gegevens die de deelnemer bekend maakte aan de organisatie. Dit volgens de wet van 8 december 1992 in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van gegevensverwerking. De deelnemers verklaren zich akkoord met het gebruik van foto, film video, ... van de wedstrijd zonder dat hiervoor een vergoeding kan geclaimd worden. De organisatie mag de gegevens van de deelnemers gebruiken in publieke deelnemerslijsten, uitslagen en berichtgeving over de wedstrijden. De deelnemer wordt ook automatisch aangemeld voor de maandelijkse nieuwsbrief van de organisatie.

Heeft u nog een vraag dan kunt u deze mailen. Als ze voor meerderen van belang is, kunnen we het antwoord bij de praktische info toevoegen.